🎥D01 メール返信文作成

本動画では、チャットGPTを業務に取り入れる具体的な方法について解説しています。特にメール返信文の作成をテーマに、どのようにプロンプトを設計し、効率的に作業を進めるかを詳しく説明しています。

チャットGPTが得意とする業務の例

以下のような業務で、チャットGPTが活躍するシーンが増えています。

• メールの返信文作成
• 商品紹介資料の作成
• カスタマーサポートの支援
• SNS投稿用テキストと画像の作成

これらの作業を半自動化することで、担当者はより創造的な業務に集中できます。

実践例：お客様からのメールに返信する

本動画では、お客様からのメールに対して、チャットGPTを使って返信文を作成する実例を紹介しています。

1. 受信したメール内容を確認

   • 「先日はご足労いただきありがとうございました。」などの感謝が記されたメールが例として使用されます。

2. 初期プロンプトの実行

   • メール内容を添付し、「このメールへの返信文を作成してください」と依頼します。
   • 初期の返信文は一見問題がないように見えるものの、細部を調整する余地が残ることが解説されています。

3. 追加のプロンプトで具体性を向上

   • 自分と相手の立場や年齢差、取引状況、必要な敬語表現などを具体的に伝えるプロンプトを作成。
   • 具体例として、以下のような情報を付加します：
     • 「IT企業の役職なし社員、30代」
     • 「お客様は60代の社長、初回取引中」
     • 「ビジネス文書用の敬語を使用」
     • 「誤字脱字がないか最終チェックを依頼」

プロンプト設計の重要性

プロンプトを工夫することで、チャットGPTの出力の質が大きく向上します。

• 立場や属性の明確化: 送信者と受信者の関係性を明確にすることで、適切なトーンを維持できます。
• 取引状況の共有: 初回取引か既存顧客かによって、メール文面の調整が可能です。
• 誤字脱字チェック: ミスを防ぐためにチャットGPTに校正を依頼します。
• フォーマルさの調整: 書簡形式に合わせて適切な敬語や書頭語の使用を指定します。

チャットGPTをより効果的に使うための工夫

思うように動作しない場合は、以下の対策を試してみてください。

• メモリのクリア: 前の会話の文脈が影響している場合、新規チャットを作成します。
• プロンプトを分割: 一度に多くの指示を与えるより、段階的に指示を出すほうが精度が上がります。
• 背景情報の共有: 事前に詳細な情報を与えることで、より正確な回答が得られます。
• 部分的な修正: 文章の特定部分だけを再調整する短い指示を行います。

まとめ

本動画では、チャットGPTを使ったメール返信文の作成を通じて、プロンプト設計や出力内容の調整方法を学べます。業務効率化のヒントとして、チャットGPTをどのようにカスタマイズし、最大限活用するかのポイントを具体例を交えて解説しています。

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